Konteks Manajemen Proyek dan TI

BAB II Konteks Manajemen Proyek dan TI Gambaran System Dari Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Keberhasilan dan kegagalan dalam memanajemen proyek dapat dilihat dari berbagai faktor – faktor penting yang dapat merubah manajemen proyek itu sendiri, faktor – faktor tersebut adalah sebagai berikut : 1. Adanya pengaruh terhadap aspek proyek 2. Karakteristik proyek 3. Jenis proyek yang akan dibangun 4. Adanya ide – ide yang unik yang dapat merubah proyek 5. Adanya dimensi ukuran organisasi 6. Adanya Critical Success Factors 7. Adanya Tantangan dalam lingkungan antar proyek. Berikut Gambaran System Dari Manajemen Proyek ; Gambaran System Dari Manajemen Proyek Pemahaman Mengenai Organisasi dan Struktur Dasar Organisasi Serta Pengaruhnya Pada Proyek  Frame structural : berfokus pada peran dan tanggung jawab , koordinasi, dan control. Grafik organisasi membantu mendefinisikan frame ini. Banyak organisasi focus pada frame structural :  Kebanyakan orang memahami apa bagan organisasi  Banyak manajer baru mencoba untuk mengubah struktur organisasi ketika perubahan lain nya diperlukan.  3 struktur organisasi dasar : fungsional, proyek, matrik.  Frame sumber daya manusia : focus pada penyediaan harmoni antara kebutuhan oraganisasi dan kebutuhan masyarakat.  Farme politik : menganggap organisasi koalisi terdiri dari individu bervariasi dan kelompok kepentingan. Konflik dan kekeuasaan merupakan masalah utama.  Frame simbolik : berfokus pada symbol dan makna yang berkaitan dengan peristiwa. Kebudayaan adalah penting. Kebutuhan Standar Organisasi :  Standar dan pedoman membantu manajemen proyek menjadi lebih efektif  Manajemen senior dapat mendorong :  Penggunaan bentuk standar dan perangkat lunak untuk manajemen proyek  Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status  Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status  Pembentukan kantor maanjemen proyek atau pusat keunggulan. Fase dan Siklus Hidup Proyek  Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari tahapan proyek  Tahap proyek bervariasi, tetapi beberapa tahapan umum adalah konsep, pengembangan pelaksanaan dan dukungan. Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu : 1. Tahap Inisiasi Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk. 2. Tahap Perencanaan Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review. 3. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek) Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek. 4. Tahap Penutupan Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan dating. Model Prediksi Siklus Hidup Proyek merupakan salah satu aktivitas yang memberikan value added tinggi pada sebuah bisnis. Oleh karena itu, kesuksesannya menjadi suatu hal yang strategis bagi bisnis. Berdasarkan buku Method123 Project Management Methodology, yang memberikan pendekatan praktis dalam mengelola proyek, terdapat fase, aktivitas dan tugas tertentu yang perlu dikerjakan sepanjang siklus hidup proyek tersebut. Dengan memahami fase siklus hidup manajemen proyek, maka diharapkan Anda akan dapat memulai suatu proyek, menciptakan perencanaan proyek yang bagus dan mendetail, implementasi proyek, memonitor dan mengontrol proyek, serta menyelesaikan proyek secara efektif. Fungsi Kerja Manajemen Proyek 1. Menentukan lingkup proyek 2. Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi 3. Kembangkan daftar tugas rinci 4. Perkiraan waktu yang diperlukan 5. Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal 6. Menidentifikasi diperlukan sumber daya dan anggaran 7. Evaluasi proyek yang dipelukan 8. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko prepare contingensy plan 9. Menidetiifikasi ketergantungan 10. Berpartisipasi dalam tahap review proyek 11. Mengelola perubahan proses control 12. Laporan status proyek Karakteristik Dari Manajemen Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif  Manajer proyek yang efektif :  Kepemimpinan dengan member contoh  Visioner  Teknis yang kompeten  Menentukan  Komunikator yang baik  Good motivator  Berdiri untuk manajemen atas bila perlu  Mendukung tim anggota  Mendorong ide-ide baru  Manajer proyek tidak efektif :  Memberikan contoh yang buruk  Tidak percaya diri  Tidak memeiliki keahlian teknis  Komunikator yang jelek  Motivator yang miskin atau buruk SUMBER http://andrefahrizal25.blogspot.com/2012/11/manajemen-proyek-sistem-informasi.html http://natasyakinsky.blogspot.com/2011/09/konteks-manajemen-proyek.html http://vibizmanagement.com/column/index/category/strategic_management/1718/20